Saiba gerir o seu tempo e seja mais produtivo!

Saber gerir o tempo envolve dedicação, persistência, disciplina, criação de hábitos, planeamento, saber e identificar quais os nossos objetivos e prioridades, saber distinguir o que é importante e urgente, em suma, controlar o tempo torna-se fundamental para a eficiência e para conseguirmos atingir as metas que nos propomos para o futuro e realizá-las.

Veja abaixo alguns conselhos, que ajudarão a aumentar a sua produtividade no trabalho e em casa, e ainda “ganhar” tempo.

1. Organize o seu local de trabalho, mantenha-o limpo e arrumado.
2. Planeie e programe sempre o trabalho que tem a fazer no dia anterior, anotando tudo numa agenda / caderno para que nada fique esquecido e vá dando vistos nas tarefas terminadas.
3. Crie rotinas para os trabalhos que faz todos os dias (ler e-mails, fazer chamadas, etc.)
4. Ao anotar os trabalhos a serem feitos, coloque sempre os prazos finais.
5. Quando começar um trabalho termine-o e só depois avance para o próximo, ou corre o risco de mais tarde ser mais difícil terminá-lo, além de, ao tentarmos fazer tudo faz com que façamos muito pouco.
6. Faça primeiro os trabalhos mais chatos, enquanto está menos cansado.
7. Tente não se distrair com pequenos pormenores, conversas, etc. a não ser que sejam pertinentes para o trabalho que está a fazer.
8. Dimensione de forma inteligente o tempo para cada tarefa, e tente cumpri-lo. Imprevistos acontecem e temos que estar preparados para isso.
9. Cumpra sempre os horários, afinal estes foram feitos para se cumprirem.
10. Faça intervalos quando se sentir mais cansado, para aliviar a mente e recuperar energias.
11. Tenha objetivos e prioridades bem definidos do que quer fazer no futuro próximo, a médio prazo e a longo prazo.
12. Identifique os objetivos mais importantes e concentre-se neles.
13. Diga não se achar que o trabalho não é da sua competência, ou corre o risco de ficar frustrado porque é incapaz de o realizar.
14. No fim do dia reveja tudo aquilo que foi feito e aquilo que ficou para o dia seguinte.
15. Por fim o velho ditado popular "não deixe para amanhã o que pode fazer hoje"

Posto isto, bom trabalho produtivo!

Se gostou não se esqueça de fazer gosto!

Obrigada,

Marlene Borges

Organização pessoal

Foi-me solicitado via e-mail, por algumas leitoras do blog, para fazer um post sobre organização pessoal, tão importante para o nosso dia-a-dia, uma vez que o agiliza, sendo assim e como cada pedido é importante, aqui vai!

Todos nós ouvimos inúmeras vezes queixas de pessoas que se lamentam amargamente que não têm tempo para nada. Chegamos ao fim do dia e pensamos que o tempo passou sem darmos por isso e muitas vezes gasto em coisas sem interesse e que em nada melhoram o nosso futuro, isto é frustrante e decepcionante! Vivemos com a sensação que não conseguimos controlá-lo e que ele é que nos controla, isto porque nos falta organização pessoal.

Reflicta sobre este assunto longamente, veja quais as suas prioridades e o que realmente lhe dá prazer na vida, altere os hábitos e por sua vez as rotinas se necessário, estabeleça objectivos alcançáveis e siga-os para o tempo corra a seu favor.

Aqui vão algumas dicas importantes para o seu dia-a-dia e que vão facilitar a sua vida, tanto pessoalmente como a nível profissional.

Acorde cedo e com tempo, crie este hábito tão importante e que muitas vezes vai determinar o ritmo do seu dia, acredite que é verdade, muitas vezes quando o dia começa mal, tudo corre mal.

Tenha uma agenda, que deve consultar no dia anterior para que não se esqueça de nada. Planear o dia seguinte é importantíssimo.

Se trabalhar, chegue 15 minutos mais cedo ao emprego, para ter tempo de tomar um café e preparar-se para o dia de trabalho (eu sempre assim fiz e posso dizer que nunca cheguei ao escritório atrasada, horários são para cumprir). Imprevistos acontecem, trânsito, autocarro que falhou ou alguma coisa que correu mal antes de sair de casa, etc.

Não se distraia enquanto trabalha é importante focar-se no que está a fazer, para aumentar a sua produtividade.

No emprego anote tudo para que não se esqueça de nada, saiba priorizar tarefas e gerir o seu tempo de uma maneira eficaz e proveitosa.

Vá dando baixa das tarefas que já executou, além de ser mais fácil concentrar-se nas que faltam, dá mais alento.

O mesmo acontece para os seus compromissos, chegue sempre antes do tempo, para que tudo corra bem e sem stress.

Se trabalha em casa arranje-se de manhã como se fosse trabalhar (com roupa mais confortável, claro) veja o que tem a fazer e faça-o com tempo, aqui o planeamento também é importante.

Se o tempo for curto para as suas prioridades, delegue em alguém em quem possa confiar (marido/mulher, filhos, pais, empregados, etc.) e não se coíba de "berrar" por ajuda.

Faça compras online de certos produtos, poupará tempo e dinheiro.

Se tiver empregada, dê-lhe autonomia para que esta saiba e aprenda a gerir as prioridades, na sua casa.

Não queira ser “tão” perfeccionista, porque perfeição não existe. Organização é um meio para atingirmos os nossos fins, uma maneira de corrigirmos os nossos erros e encontrarmos soluções práticas para o dia-a-dia.

Por fim, viva a vida bem e da melhor maneira, tenha iniciativa e tome atitudes construtivas.

Se gostou não se esqueça de fazer gosto!

Obrigada,

Marlene Borges

Saiba gerir o seu tempo

Gerir bem o tempo, é saber organizá-lo por forma a conseguirmos atingir os objectivos a que nos propomos na nossa vida. É planear e priorizar o que temos que fazer no nosso dia-a-dia.

Todos nós dizemos que o tempo passa a correr, e isto serve de desculpa para muitos falhanços que acontecem na nossa vida, porque não conseguimos lidar com ele. Como não há tempo, adiam-se vontades, projectos, objectivos, prioridades e acumulam-se tarefas, é um círculo vicioso.

Se queremos ter sucesso é fundamental gerir o tempo de uma maneira proveitosa e organizá-lo de maneira a sermos eficientes, produtivos e melhorar a qualidade do nosso trabalho e consequentemente da nossa vida.

O tempo é igual para toda a gente, só que uns sabem usá-lo melhor que outros, por isso é tão importante planeá-lo, fazer as escolhas certas e saber o que queremos da vida. Saber gerir o tempo requer disciplina, método e organização, assim como de força de vontade.

Daqui podemos tirar algumas conclusões: 

• Conheça-se a si próprio e saiba até onde pode ir. 
• É importante planear a sua semana, elaborando uma agenda. 
• Cumpra os objectivos traçados por si. 
• Saiba definir prioridades e ordena-las criteriosamente. 
• Não adie tarefas (mesmo as tarefas que são mais difíceis e chatas de fazer, protelar só vai piorar) 
• Cumpra os prazos estabelecidos (saiba definir o tempo que precisa para cada tarefa). 
• Crie hábitos, transformando-os em rotinas. 
• Imprevistos acontecem, temos que reservar tempo para isso. 
• Seja organizada e metódica de maneira a conseguir gerir melhor o seu tempo. 
• Não perca tempo com coisas insignificantes, não vale o seu precioso tempo. 
• Saiba conciliar o seu tempo de trabalho e o tempo que passa com a família. 
• Tenha tempo para si. É muito importante para o nosso bem-estar e para a nossa auto-estima. 
• Tenha sempre organizado o local de trabalho, seja ele qual for. 

Se conhece outros métodos para gerir melhor o tempo, deixe nos comentários abaixo.

Se gostou não se esqueça de fazer gosto!

Obrigada,

Marlene Borges

Os Inimigos mais relevantes da organização

O tempo é inimigo da organização, dizemos todos. Por outro lado pense, ao organizar a sua vida e a sua casa, ganha tempo, porque ao organizar vai poupar tempo futuro, necessário para fazer outras coisas de que mais gosta. Frases como, “não tenho tempo”, são ouvidas e ditas diariamente pelo mais comum dos mortais, é a resposta mais fácil para quem não quer ou se está borrifando em ser organizado e desta maneira ninguém exige mais. 

O tempo é comum a todos, não existe diferença entre você e outras pessoas que conseguem atingir as mesmas metas. A diferença está na organização. Organização não é só organizar as gavetas e armários muito bonitos (também é importante) é uma atitude que exige determinação e disciplina. 

Sempre ouvi dizer que tempo é dinheiro por isso, pare de dizer “não tenho tempo” e tome a tal atitude que a vai fazer ganhar tempo.

A desmotivação, o cansaço físico e mental, são também inimigos da organização. Quer que a sua vida continue um caos? Pense bem, as vantagens da organização são tantas que é impossível cedermos ao desânimo e cansaço. Por isso pouco a pouco prepare-se psicologicamente, liberte a mente e vá em frente, comece, a sua vida vai mudar para melhor. Já viu a quantidade de energias positivas e ânimo que a organização trás para a sua vida?

O adiamento, “amanhã eu faço” o adiamento constante é um grande inimigo da organização. Se não consegue arranjar um motivo plausível para o adiamento, tome medidas porque alguma coisa está errada. Se não consegue cumprir os objectivos que traça diariamente é porque estes objectivos não existem na realidade, são objectivos que só existem na mente mas que não saem disso. É necessário efectivá-los para não nos sentirmos decepcionados nem decepcionarmos os outros, trazendo problemas pessoais, familiares e profissionais, por isso, não deixe para amanhã o que pode fazer hoje (ditado popular muito certo!)

Tralha, não me vou adiantar sobre este assunto, porque este foi objecto de um post muito recente, ver post:  As Vantagens de Acabar com a Tralha

O perfeccionismo, o perfeccionismo levado ao exagero, será também um inimigo da organização, porque leva a perda de tempo. Para um perfecionista, nada está bem, achando sempre que poderia fazer melhor e melhor. É completamente impossível alguém fazer tudo na perfeição, por isso aprenda com os seus erros, errar é humano e não use a organização para atingir a perfeição.

O descalabro financeiro, se não for organizado financeiramente, este é um problema sério. Comprar compulsivamente sem olhar para o amanhã. E o que provoca a falta de espaço e excessos para tudo o que compramos? Desordem total, tanto na casa como monetariamente. É importante fazer um planeamento mensal do dinheiro que entra e do que sai porque só dessa maneira conseguimos controlar as nossas despesas, ver post: Como Gerir e Organizar o Orçamento Familiar

Estes são só alguns inimigos da organização e existem muitos mais, partilhe connosco algum que ache importante realçar, nos comentários abaixo.

Obrigada,

Marlene Borges

A eficácia da organização no dia-a-dia

Estamos no início do mês, uma boa altura para criar novas regras e começar a organizar-se. Se conseguirmos organizar a nossa vida, pode apostar que vai ter uma melhor qualidade de vida, ganhando por isso tempo para outras coisas que gosta de fazer. Hábitos criam rotinas e rotinas criam organização.

Eu, anos atrás, costumava dizer que rotinas eram chatas, fazer sempre, sempre as mesmas coisas, mas com o tempo aprendi que rotinas não são chatas se estas, forem encaradas de uma forma positiva, construtiva e produtiva, se conseguirmos entender que isso nos vai dar bons "frutos", trazendo funcionalidade e descomplicação à nossa vida, então valeu a pena!

Aqui vão algumas dicas para a ajudar a organizar e descomplicar a sua vida:

Não queira ser perfeito, encontre soluções para o dia-a-dia de maneira a optimizar o seu tempo e priorizar tarefas.

Não dê as desculpas do costume, não tenho tempo, eu não sou assim, eu não consigo ser organizada, etc., simplesmente comece a fazer.

Prepare a manhã no dia anterior, para ter uma manhã sem stress.

Quando receber correspondência, abra-a logo e deite fora aquilo que não tem interesse. Ponha numa caixa o que precisa de guardar (contas, extractos bancários, etc.) para mais tarde arquivar.

Tenha as contas sempre em dia, criando o hábito de ou no computador numa folha de excel ou escrito no papel, de fazer a contabilidade doméstica ver post Como gerir e organizar o orçamento familiar , prioridade máxima.

Tenha uma capa e ponha todos os documentos para o IRS, conforme os vai tendo (receitas médicas, recibos médicos, despesas com educação, recibos do hospital e centro de saúde, etc.), assim quando for submeter o IRS não terá que andar numa correria à procura dos documentos.

Faça sempre uma lista dos afazeres do dia seguinte, vá-a fazendo na véspera conforme se vai lembrando do que tem a fazer, assim terá a certeza que não se esquecerá de nada.

Tudo em sua casa deve ter um lugar próprio, desfaça-se do que não tem uma “casa própria”, isso é considerado tralha e tralha não se organiza.

Acabe com a tralha. Eu bato sempre na mesma tecla, mas tralha é um dos inimigos nº 1 da organização. Porquê guardar senão usa ou senão tem utilidade.

Use e abuse de organizadores nas gavetas, prateleiras, armários. Organize e agrupe tudo por categorias e tipo, fica mais fácil de achar quando precisar de alguma coisa.

Assim que usar algum item, coloque-o no seu lugar ou poderá ficar facilmente perdido.

Os itens mais usados devem ficar num sítio acessível, para ficarem mais próximos da vista.

Tudo aquilo que já não usa, deite fora ou doe se estiver em boas condições, desfaça-se disso sem olhar para trás.

Como a casa não ficou desorganizada de um dia para o outro, também dificilmente ficará organizada de um dia para o outro, portanto vá com calma e não desespere, faça um pouco todos os dias.

Nunca adie as tarefas do dia-a-dia para não acumular trabalho.

Quando se sentir motivado para organizar seja o que fôr, não perca tempo faça-o de imediato.

Tenha objectivos na vida e seja determinada, só assim vai conseguir atingir o fim a que se propôs.

A nossa vida já é tão complicada porquê complicá-la mais, por isso tente simplificá-la o mais possível.

Bem, estas são algumas dicas a seguir. Partilhe connosco as suas!

Obrigada,

Marlene Borges