Organizar documentos e papelada

Penso que existem muito poucas pessoas a gostarem de organizar documentos e papelada (eu sou uma delas), mas é importante a sua organização para não se perderem documentos que mais tarde venham a ser necessários. Aqui vão algumas dicas de como eu faço cá em casa.

Tenho perto da entrada, uma caixa onde ponho toda a correspondência recebida e é lá que deixo também receitas médicas a comprar, etc. A papelada publicitária depois de dar uma olhadela, e caso não tenha interesse deito imediatamente para o lixo do papel reciclado. Depois semanalmente arquivo nos respectivos lugares a correspondência recebida:

Contas a pagar, enquanto esperam para serem pagas, ficam num tabuleiro organizador transparente (é importante pagá-las sempre a tempo, o esquecimento às vezes sai caro).

Documentos a arquivar

Tenho uma pasta de argolas só para documentos das Finanças e Segurança Social, assim sei exactamente onde procurar se precisar de alguma informação.

Tenho também uma pasta de argolas só para documentos do Banco (cartas, informações, etc.). Os extractos bancários faço cópias do netbanco e guardo-os em pastas no computador por meses e anos (não vá o diabo tecê-las) e periodicamente passo-os para o disco externo.

Os originais e cópias dos documentos pessoais da família, boletins de vacinas, etc. ponho-os num envelope de plástico transparente, ficando sempre à mão, para quando forem precisos.

Todos os documentos referentes ao IRS, são guardados também, num envelope de plástico transparente, depois é só levar à contabilista.

Quanto à outra correspondência, cartas da água, luz, etc. arquivo-os dentro de uma pasta de plástico com elásticos, como a que está na imagem, ocupam pouco espaço (antigamente arquivava-os numa pasta de argolas com separadores alfabéticos, mas cheguei à conclusão que era um exagero) e devidamente etiquetada por meses e anos. Os anos mais antigos vão para a garagem, onde de vez em quando, faço uma limpeza e vão para o lixo (é impossível guardar tanto papel).

Os documentos referentes à casa, ficam em micas numa pasta de argolas, escritura, plantas, etc.

Eu pessoalmente, opto sempre os cores escuras, preto, cinzento e também transparentes, não gosto de pastas com cores berrantes.

Cá em casa tenho a sorte de ter escritório, portanto todas as pastas de arquivo estão em prateleiras e etiquetadas. Se não tem escritório pode sempre arranjar caixas para pôr as capas de arquivo e guardá-las num armário no quarto, no corredor, na entrada, ou até mesmo em gavetas, enfim onde conseguir metê-las.

Bem, espero ter ajudado de alguma maneira a simplificar a sua vida no que diz respeito à papelada!

Se gostou do artigo, faça gosto.

Obrigada,

Marlene Borges