Lide logo com a correspondência!

Quantas vezes já lhe aconteceu, precisar de determinado documento, ou uma conta a pagar, e ter vasculhar uma montanha de papéis para o encontrar? Ou pior ainda, deixá-la espalhada pela casa, e ter que procurar tudo para a encontrar. Tenho a certeza que várias vezes! Daí a importância de organizar devidamente toda a correspondência que lhe entra pela casa dentro.

Imagem retirada da Internet

Se deixarmos acumular a correspondência durante vários meses, acredite que é uma dor de cabeça depois processar o seu arquivo.

Esta é uma tarefa pouco agradável mas importante. Assim para ter a vida simplificada no que toca à papelada, não se esqueça de a verificar todos os dias.

Veja as dicas e soluções práticas para o fazer:

Deite logo ao lixo folhetos publicitários (que não tenha interesse em manter), e os envelopes das cartas recebidas.

Tenha uma caixa, junto à porta de entrada para a correspondência que chega, desta forma sabe sempre onde estão todos os documentos. 

Responda logo às cartas que precisam de resposta, deixar passar prazos de resposta, pode dar imensos problemas e dores de cabeça.

As contas a pagar devem ser guardadas por precaução num lugar visível e anote logo na agenda (ou onde preferir) as datas de pagamento. Deixar passar a data de vencimento das faturas pode causar imensos problemas, desde ter que pagar multas, a ter que se deslocar ao local para as resolver.

Não misture contas com correspondência, para evitar confusão.

Arquive ou guarde em pastas ou micas, pelo menos uma vez de 15 em 15 dias (se quiser pode fazê-lo logo!). Não há nada pior do que arquivar correspondência de vários meses. Ufa! É uma tarefa e cansativa.

Fazer a triagem da correspondência leva só uns minutos, se o fizer diariamente! Faça isso durante algum tempo e depois diga-me o resultado.

Obrigada por seguir o Blog!

Marlene Borges

Como organizar a correspondência e contas a pagar

Todos os dias tenho correspondência na caixa do correio, seja esta, publicidade, contas para pagar, cartas do banco, finanças, etc. Como cá em casa sou eu a pagar todas as contas via internet (e faço o respectivo arquivo destas e de toda a outra correspondência), tenho que ter o máximo de atenção para que estas sejam pagas dentro do prazo indicado para não haver direito a penalizações e juros, por isso cá em casa, eu organizo as contas e a correspondência da seguinte maneira.

Eu antigamente arquivava a correspondência em pastas com separadores alfabéticos, mas dava muito trabalho e não compensava o esforço, uma vez que eu nunca ou raramente precisava destes papeis já arquivados. Agora arquivo por mês, todos juntos dentro de uma mica e numa pasta de elásticos, dá muito menos trabalho e é muito mais rápido e prático.

Para as finanças e segurança social tenho uma pasta com argolas, para bancos tenho outra devidamente etiquetadas. Na pasta das finanças e da segurança social, arquivo toda a correspondência recebida e enviada e todos os comprovativos de pagamento efetuados (IMI, IUC, pagamentos segurança social) não vá o diabo tecê-las e com estes senhores não se brinca! Também sou eu que vou ao portal das finanças obter os documentos para posterior pagamento.

Junto à entrada, tenho uma caixa onde coloco as contas a pagar e toda a correspondência que chega, antes de esta ser arquivada. Da correspondência que chega, coloco logo no lixo reciclável tudo aquilo que não tem interesse e envelopes vazios. Semanalmente confiro o que chegou pelo correio, contas a pagar meto numa prateleira no escritório, a restante correspondência arquivo nos respectivos lugares.

Também semanalmente verifico as datas de pagamento das facturas e escrevo num memorando / calendário mensal que tenho no escritório pendurado na parede (noutro memorando tenho consultas médicas, exames a fazer, etc.), desta forma nunca me esqueço de nada.

Documentos do IRS, eu durante o ano vou colocando numa bolsa de arquivo transparente todos os papéis necessários para o IRS, no fim é só pegar na pasta e levá-la à contabilista. Os documentos do IRS, têm que ser guardados pelo menos 4 anos (art.º 128 do Código do IRS, redacção do Decreto-Lei 160/2003, de 19 de Julho).

As facturas de luz, água, telefone, gás devem ser guardadas pelo menos durante seis meses, segundo a Deco.

O que é importante na organização dos documentos é, separá-los por categorias, ter um lugar específico para guardá-los e nunca os dispersar para não se lhes perder o rasto e não demorar horas a procurar um determinado documento.

Espero ter ajudado, se sim não se esqueça de fazer gosto!

Obrigada,

Marlene Borges